3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na tom, v jakém vztahu k soutěži či škole vystupujete (účastník soutěže, pedagog, zákonný zástupce, návštěvník webu apod.). Typicky zpracováváme zejména následující kategorie údajů:

• Identifikační údaje – jméno, příjmení, případně titul, datum narození (u soutěže alespoň rok narození).
• Kontaktní údaje – e-mailová adresa, telefon, adresa školy nebo bydliště (v nezbytném rozsahu).
• Údaje o studiu a zastoupení – název školy, třída / ročník, studijní zaměření, jméno pedagoga, vztah zákonného zástupce k žákovi.
• Údaje o účasti v soutěži – kategorie, nástrojové obsazení, soutěžní repertoár, výsledky soutěže, udělené ceny.
• Technické údaje – IP adresa, informace o používaném zařízení a prohlížeči, cookies (viz níže), logy webového serveru.
• Obrazové a zvukové záznamy – videozáznamy zaslané do soutěže, případně fotografie a záznamy z veřejných vystoupení (např. Koncert vítězů).

4. Za jakým účelem a na jakém právním základě údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pro jasně vymezené účely. Mezi hlavní účely zpracování patří:

• Organizace a administrace soutěže Filcíkova Chrast
  – přihlašování účastníků, zařazení do kategorií, komunikace s účastníky a školami, hodnocení soutěže, zveřejnění výsledků a předání cen.
  Právní základ: plnění smlouvy / oprávněný zájem správce.
• Plnění právních povinností školy
  – vedení dokumentace potřebné podle školských a dalších předpisů, účetní a daňové povinnosti, povinné vedení spisové služby apod.
  Právní základ: splnění právní povinnosti.
• Prezentace činnosti školy a soutěže
  – zveřejnění vybraných informací o výsledcích soutěže, fotografií a videozáznamů na webu, v tiskovinách či na sociálních sítích školy.
  Právní základ: oprávněný zájem správce; v odůvodněných případech může být zpracování založeno na souhlasu.
• Komunikace a odpovídání na dotazy
  – vyřizování e-mailových a telefonických dotazů, žádostí a připomínek.
  Právní základ: oprávněný zájem správce.
• Zajištění bezpečnosti a funkčnosti webu
  – vedení logů, ochrana proti útokům, analýza provozu webu (základní anonymizovaná statistika návštěvnosti).
  Právní základ: oprávněný zájem správce.

V případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu (např. užití fotografie konkrétního žáka pro propagační účely nad rámec běžné prezentace školy), je subjekt údajů vždy informován a souhlas může kdykoli odvolat.

5. Komu mohou být osobní údaje předávány

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze oprávněným osobám a subjektům, které s námi spolupracují a dodržují pravidla ochrany osobních údajů. Typicky se jedná o:

• Pedagogy a členy poroty soutěže – v rozsahu nezbytném pro hodnocení soutěžních výkonů.
• IT poskytovatele a správce webu – např. hostingové služby, provoz e-mailového systému, technická údržba webových aplikací.
• Orgány veřejné správy – pokud takovou povinnost ukládá právní předpis (např. Česká školní inspekce, zřizovatel, finanční úřad apod.).
• Další smluvní partnery – např. tiskárny, které zajišťují tisk diplomů, programů a propagačních materiálů, v nezbytném rozsahu.

Osobní údaje zásadně nepředáváme do třetích zemí (mimo Evropskou unii / EHP). V případě využití služeb, které mohou znamenat přenos údajů mimo EU (např. některé cloudové služby), dbáme na použití vhodných záruk podle GDPR.

6. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytně nutná pro splnění účelu, pro který byly shromážděny, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

• Údaje v souvislosti s účastí v soutěži jsou uchovávány po dobu konání daného ročníku soutěže a po nezbytnou dobu pro vyhodnocení, administraci a případnou kontrolu (obvykle několik let).
• Účetní doklady (např. doklady o úhradě startovného) jsou uchovávány podle zákonných lhůt stanovených účetními a daňovými předpisy.
• Videozáznamy a fotografie mohou být v odůvodněných případech archivovány dlouhodobě jako součást dokumentace činnosti školy a soutěže (např. archiv školy, muzeum města Chrast).
• Technické logy a záznamy o přístupu na web jsou uchovávány po kratší dobu (typicky jednotky měsíců), pokud není nutné je uchovávat déle z důvodu řešení bezpečnostního incidentu.

7. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V souladu s GDPR máte jako subjekt údajů zejména následující práva:

• Právo na přístup k osobním údajům – můžete požádat o potvrzení, zda o vás osobní údaje zpracováváme, a získat jejich kopii.
• Právo na opravu – pokud jsou údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“) – v určitých případech můžete požadovat vymazání osobních údajů, pokud již nejsou potřebné nebo bylo odvoláno svolení se zpracováním.
• Právo na omezení zpracování – můžete požadovat, aby byly údaje dočasně označeny a nebyly dále zpracovávány v plném rozsahu.
• Právo na přenositelnost – v určitých případech máte právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.
• Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu – zejména proti zpracování pro účely přímého marketingu či zveřejňování fotografií nad rámec běžné dokumentace.
• Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, a to s účinky do budoucna.

Své žádosti a dotazy týkající se zpracování osobních údajů můžete zasílat na kontakty uvedené níže v části Kontakty. Při vyřizování žádostí můžeme požadovat přiměřené ověření vaší totožnosti, abychom zabránili zneužití práv.

8. Webové stránky a používání souborů cookies

Webové stránky soutěže a školy mohou používat soubory cookies a obdobné technologie, které slouží zejména k zajištění správného fungování webu, měření návštěvnosti a základní analýze používání stránek.

• Technické a nezbytné cookies – zajišťují základní funkce webu (např. přihlášení do administrace, uložení nastavení formulářů). Bez těchto cookies by web nefungoval správně; jejich použití nevyžaduje souhlas.
• Měřící a analytické cookies – slouží k anonymizovanému měření návštěvnosti a zlepšování webu. Tyto nástroje nastavujeme tak, aby nevedly k identifikaci konkrétních osob, případně je využíváme jen s vaším souhlasem (pokud je vyžadován).

Nastavení cookies můžete zpravidla upravit ve svém prohlížeči – např. zakázat ukládání všech nebo jen některých typů cookies. Upozorňujeme, že omezení cookies může ovlivnit funkčnost některých částí webu (např. přihlašovací formuláře).

9. Kontaktní údaje a možnost podání stížnosti

V případě jakýchkoli dotazů nebo žádostí týkajících se ochrany osobních údajů se můžete obrátit na správce:

Základní umělecká škola Jana Nepomuka Filcíka, Chrast
Náměstí 7, 538 51 Chrast
E-mail: soutez@zuschrast.cz
Telefon: 734 855 373

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: www.uoou.cz

10. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady zpracování osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, zejména z důvodu změn právních předpisů, organizace soutěže nebo použitých technologií. Aktuální verze je vždy zveřejněna na těchto webových stránkách.

Doporučujeme se s tímto dokumentem seznámit před podáním přihlášky do soutěže nebo před využíváním webových služeb spravovaných školou.

Datum účinnosti: 18. 11. 2025